Global Wellness Summit 2016

Ein Blick hinter die Kulissen mit dem Eventmanager

Im Oktober gastierte der Global Wellness Summit 2016 mit seiner jährlichen Abendgala in den Swarovski Kristallwelten. Das Besondere daran: die Gäste genossen diesen spektakulären Abend nicht in irgendeiner Location, sondern dinierten in einem der weltweit größten Stores von Swarovski. Dieses Mal möchte ich euch aber nicht erzählen wie spektakulär der Abend für die Gäste war, sondern ich werde euch auf eine Reise hinter die Kulissen mitnehmen.

Jeder, der schon einmal Gast bei einer besonderen Abendgala war, erlebt im Idealfall ein hervorragendes Abendessen, eine beeindruckende Location, einmalige Höhepunkte und ein unterhaltsames Rahmenprogramm.

Der reibungslose Ablauf und beeindruckte Gäste sind dabei das Ziel eines jeden Eventmanagers und natürlich auch das meine. Aber habt ihr euch schon einmal überlegt, was im Hintergrund geschieht? Wann sollen die Speisen serviert werden? Wie vermeidet man sich stapelnde Gläser und Teller? Wie funktioniert die Technik?

Und mit diesen Fragen beginnt meine kleine Reise. Vielleicht ein paar kleine Eckdaten vorab, um die Größe und das Ausmaß des Global Wellness Summits besser verstehen zu können:

Die Abendgala wurde im Store der Swarovski Kristallwelten abgehalten.
Gästeanzahl: 500 Personen
Küchen und Servicebereich: standardmäßig außer einer Bar nicht vorhanden
Technik und Bühne: standardmäßig nicht vorhanden
Verpflegung: Aperitif und Fingerfood in den Wunderkammern mit anschließendem 3-Gang Gala Menü

Jeder der bereits einmal die Swarovski Kristallwelten besucht hat, kennt die geschwungene Form des Stores mit seinen weißen Wänden und gläsernen Vitrinen. Um vom Anfang des Stores bis zum Ende zu gelangen legt man ca. 150m zurück. Dies ist schnellen Schrittes in ungefähr 1 bis 1 1/2 Minuten zu schaffen.

Diese Angaben hören sich zuerst nicht drastisch an, aber bedenkt man, dass ein Kellner ohne Hektik in ca. 30 Sekunden das Gericht von der Ausgabe bis an den Tisch gebracht haben soll, bekommen sie eine ganz neue Bedeutung.

Von unserem Serviceleiter habe ich erfahren, dass er alleine am Abend über 15,5km zurückgelegt hat. Das ca. 70-köpfige Serviceteam musste über 3.000 Gläser, 4.000 Teller und 4.000 Teile Besteck platzieren, bewegen und koordinieren.

Aber was wäre ein gutes Service ohne eine funktionierende Küche. Speziell für diesen Abend wurden im Unterbereich des Stores und in unserem Kristallatelier zwei mobile Küchen mit je 30 Bierbänken, einem großen Konvektomat (Heißluftofen), vier Induktionskochfeldern, Tellerwärmer und anderes Equipment installiert.

Dazu wurden die Bereiche vor unseren Büros komplett verbaut und in die beiden improvisierten Küchen wurde extra Strom gelegt. Das Thema Strom möchte ich hier noch gesondert erwähnen, da dieses für die Veranstaltung essentielle Element oft unterschätzt wird. Beide Küchen zusammen benötigen eine Leistung von 200.000 Watt. Damit alleine könnte man ca. 100 Waschmaschinen mit Strom versorgen. Sind die Küchen einsatzbereit, liegt es an dem 16-köpfigen Küchenteam die Speisen in hoher Qualität zu kochen und schnell anzurichten.

Übrigens für alle, die sich fragen, wie schnell angerichtet und serviert wurde: Bei der Hauptspeise waren die 500 Teller in unter 30 Minuten angerichtet und serviert. Das ist ein Durchschnitt von 3,6 Sekunden pro Teller. Hut ab vor dieser Leistung!

Der letzte Einblick, den ich euch geben möchte, bezieht sich auf die Technik und den Koordinationsaufwand bei dieser spektakulären Veranstaltung:

Auf- und Abbau der Technik, sowie des gesamten Mobiliars, benötigte inklusive Umbauarbeiten ca. 13 Stunden.
Es waren ca. zwölf Personen im Einsatz.
Es wurden 50 Galatische, über 50 LED Spots, sieben Großbildschirme, eine Bühne, zwei Beamer, 16 Boxen und 2,3 km Kabel verlegt und aufgebaut.
Das Dekorieren und Eindecken der Tische dauerte gerade einmal drei Minuten pro Tisch.

Auch wenn das oben Genannte nur ein kleiner Einblick in den Abend ist, ist übergreifend zu sagen, dass die gesamte Veranstaltung über ein halbes Jahr geplant wurde. Am Abend selbst waren ca. 130 Personen im Einsatz und als Verantwortlicher habe ich neben der Koordination einen Halbmarathon, in Geschäftsschuhen wohlgemerkt, zurückgelegt.

Abschließend war diese Gala Premiere im Store ein unheimlich aufregendes Projekt für mich, da eine Veranstaltung in dieser Dimension dort noch nie stattgefunden hat. Mit wenig Schlaf, viel Improvisation und nur Dank eines starken Teams war das Projekt erfolgreich. Den Gästen wurde ein atemberaubenden Abend ganz nach dem Motto „Wir bringen das Funkeln in den Alltag der Menschen“ beschert.

Was uns natürlich immer besonders freut, ist ein positives Feedback von den Gästen. Uns hat unter anderem Jessica Jesse geschrieben. Jessica ist Schmuckdesignerin, Geschäftsführerin von BuDhaGirl und einer der Hauptsponsoren vom Global Wellness Summit 2016. Neben ihren netten Worten, hat sie uns auch grandiose Bilder vom Event zur Verfügung gestellt, welche ihr euch unten in der Galerie ansehen könnt!

Swarovski Kristallwelten

A few weeks ago I experienced an evening of a lifetime, it was The Global Wellness Summit 2016 Gala hosted at the magnificent Swarovski World. Surrealist chic is what comes to mind. Galleries filled with crystal walls, sculptures that felt like frozen water, whimsical rooms that seemed to have no beginning and no end, and exquisite museum pieces made with Swarovski crystal waited for us, sparkling like stars.

Sipping champagne while in the crystal dome was amazing, then going out to experience the entire exhibit was breathtaking only to arrive at the gala’s location beneath a golden dome of shimmering tiles. The tables were beautifully set in elegant white, sprinkled with thousands of tiny crystals; the evening was magical.

During the evening I could feel the passion and respect for continuity in the brand, the extraordinary complex of buildings with the vision to give back through Swarovski World show the immense dedication and pride for this institution. Nestled amongst pristine mountains, Swarovski World waits to be discovered and promises to intrigue, beguile, and romance the viewer…

“Every particular in nature, a leaf, a drop, a crystal, a moment of time is related to the whole, and partakes of the perfection of the whole.” R.W. Emerson
Jessica jesse 4.5 A few weeks ago I experienced an evening of a lifetime, it was The Global Wellness Summit 2016 Gala hosted at the magnificent Swarovski World. Surrealist chic is what comes to mind. Galleries filled with crystal walls, sculptures that felt like frozen water, whimsical rooms that seemed to have no beginning and no end, and exquisite museum pieces made with Swarovski crystal waited for us, sparkling like stars.

Sipping champagne while in the crystal dome was amazing, then going out to experience the entire exhibit was breathtaking only to arrive at the gala’s location beneath a golden dome of shimmering tiles. The tables were beautifully set in elegant white, sprinkled with thousands of tiny crystals; the evening was magical.

During the evening I could feel the passion and respect for continuity in the brand, the extraordinary complex of buildings with the vision to give back through Swarovski World show the immense dedication and pride for this institution. Nestled amongst pristine mountains, Swarovski World waits to be discovered and promises to intrigue, beguile, and romance the viewer…

“Every particular in nature, a leaf, a drop, a crystal, a moment of time is related to the whole, and partakes of the perfection of the whole.” R.W. Emerson